Hauptamtliche Leitung für die Geschäftsstelle / Stellvertretung des Vereinsmanagements (m/w/d)
Zur Professionalisierung unserer Verwaltungsstrukturen und zur administrativen Entlastung des Vereinsmanagements suchen wir eine strukturstarke Persönlichkeit für die Leitung unserer Geschäftsstelle in Vollzeit!
Arbeitsbeginn: sofort
Beschäftigungsart: Angestellter
Anstellungsart: Vollzeit (unbefristet)
Aufgaben
Strategische Koordination & Vertretungsfunktion
- Strategische Unterstützung und vollumfängliche Vertretung des Vereinsmanagements in Präsidiums- und Geschäftsführungssitzungen bei Abwesenheit.
- Übergreifende, kooperative Zusammenarbeit mit den Sportabteilungen, ehrenamtlichen Funktionsträgern und der Vereinsleitung.
- Gestalten, Führen und Weiterentwickeln des internen Arbeitskreises „Mitgliederbetreuung“.
- Laufende Überwachung und Kontrolle des Budgets der Geschäftsstelle (Kostenkontrolle) sowie Zuarbeit für das Finanzressort.
Betreuung des Sportbetriebs & Unterstützung des Ehrenamts
- Verantwortung für den gesamten Lebenszyklus unserer Übungsleitenden und Trainer (Einstellung, Onboarding/Offboarding, Honorarabrechnung und Lizenzmanagement).
- Bedarfsgerechte Organisation von Zertifizierungen, Schulungen und Weiterbildungen für alle Vereinsmitarbeitenden und Ehrenamtlichen.
- Betreuung von Freiwilligendiensten (FSJ), Praktikanten sowie operative Unterstützung des Freiwilligen- und Ehrungsmanagements.
Steuerung des Mitgliederwesens
- Sicherstellung einer serviceorientierten Beratung, Gewinnung und Aufnahme von Mitgliedern.
- Bearbeiten von Ein- und Austritten, Pflege der Stammdaten in der Vereinssoftware sowie Verwalten von Adress- und Bankdatenänderungen.
- Koordination von Zusatzleistungen (Mitgliedsausweise, Mitgliedervorteile).
- Kontinuierliches Reporting der Mitgliederentwicklung zur Ermittlung von Bedarfen und zur strategischen Angebotsplanung.
Office Management/ Allgemeine Verwaltung
- Organisation des administrativen Tagesgeschäfts der Geschäftsstelle (Postlauf, zentrale E-Mail-Postfächer, Aktenführung).
- Beschaffen von Büromaterial und Verbrauchsgütern.
- Erstellen von Ergebnis- und Verlaufsprotokollen bei Präsidiums-, Delegierten- oder HV-Sitzungen.
- Koordination der Aufgaben/Projekte von Hausmeistern und ehrenamtlichen Helfern
- Vermietung von allg. Räumen und Sportbereichen.
Prozess- & Qualitätsstandards
- Etablierung und Sicherung strukturierter QM-Prozesse in der Verwaltung (Geschäftsordnungen, Dokumentenablage).
- Betreuung eines lösungsorientierten Beschwerde- und Fehlermanagements sowie Sicherstellung grundlegender Arbeitssicherheitskonzepte.
Profil
Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossenes Studium im Bereich Sportmanagement / Sportökonomie oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation im Vereinsmanagement (z.B. Vereinsmanager C/B/A-Lizenz) oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Sport- und Fitnesskaufmann/-frau).
IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) , Microsoft Teams, sowie idealerweise Erfahrung mit gängiger Vereinssoftware (z. B. Elvis, Klubboard, Webseite, Social Media).
Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung von (Groß-)Sportvereinen, Verbänden oder in einer vergleichbaren koordinierenden Position mit Dienstleistungscharakter.
Kompetenz im Ehrenamt: Ein grundlegendes Verständnis für die Strukturen von Non-Profit-Organisationen (insbesondere Sportvereinen) und ausgeprägtes Fingerspitzengefühl im Umgang mit ehrenamtlichen Funktionsträgern, ggf. auch Wissen im Satzungsrecht is von großem Vorteil.
Führungsverantwortung: Mehrjährige Erfahrung in der fachlichen und disziplinarischen Führung sowie der motivierenden Weiterentwicklung von Teams.
Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise, hohe Kommunikations- und Organisationsstärke sowie absolute Zuverlässigkeit und Serviceorientierung. Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten (DSGVO).
Warum wir
Wir sind ein moderner Großsportverein mit einer besonderen, lebendigen Vereinskultur mit über 4.000 Mitgliedern in rund 20 Abteilungen. Bei uns treffen professionelle Verwaltungsstrukturen auf ein dynamisches und motiviertes Umfeld aus Haupt- und Ehrenamtlichen. Wir bieten Dir eine langfristige Perspektive, Gestaltungsspielraum bei der Optimierung interner Prozesse sowie eine abwechslungsreiche Führungsaufgabe im Umfeld von Sport, Kultur und Brauchtumspflege.
Jetzt bewerben
Ich freue mich auf ein Kennenlernen und stehe gerne für weiterführende Informationen bereit.
Stefan Keil
Vizepräsident TuS Griesheim 1899 e.V.
Aussagefähige Bewerbungen sendet bitte an:
stefan.keil@tusgriesheim.de
